Pasos previos

Pasos previos a la transmisión

• Lo primero es ubicar una sala de videoconferencia disponible en su departamento, facultad, instituto, etc. y solicitar con anticipación su uso al administrador de la sala.

• Obtener los datos de contacto (nombre, correo y teléfono) del encargado del equipo de videoconferencia. Lo ideal es que este especialista (capacitado en el manejo de los equipos de videoconferencia) lo ayude durante su conexión, especialmente si se trata de un ciclo de videoconferencias, por tanto debe solicitar su apoyo.
• El tercer paso es solicitar la transmisión del evento (videoconferencia y/o streaming) a REUNA mediante un formulario que se encuentra alojado en el web de la Corporación (http://www.reuna.cl/index.php/es/servicios/videoconferencia/transmision-y-albergue-de-eventos). El formulario está estructurado para que pueda pedir específicamente una videoconferencia privada o pública, con y sin streaming (video en vivo por Internet) y difusión en el web, si así lo requiere. En el caso de los ciclos bastará con que complete sólo una vez dicho formulario, agregando las fechas de cada charla. Una vez que llene el documento con los datos solicitados recibirá un correo de confirmación al mail indicado en el mismo formulario. Los antecedentes del encargado de la sala de su institución permitirán que el técnico de REUNA pueda coordinar la respectiva prueba de funcionamiento de los equipos. En este formulario también debe indicar si requiere que el evento sea grabado y luego publicado en el web de la Corporación.

• Realizar pruebas para verificar que funcione adecuadamente tanto el equipo de videoconferencia, el audio y la iluminación, como la transmisión de la presentación (power point) en caso de utilizar una, es indispensable. Se recomienda realizar la prueba con el mismo notebook desde el cual se proyectará el ppt.

• En cuanto al ppt, recomendamos que sus diapositivas tengan el texto preciso e imágenes que refuercen el contenido y lo hagan más didáctico. Demasiado texto cansa y a veces resulta difícil de leer. Evite los colores oscuros, como los fondos negros, o los contrastes dramáticos, ya que no se ven bien por pantalla.

• La iluminación de la sala también es importante si va a utilizar un ppt. Por eso se sugiere una prueba general de la presentación.

• Las pruebas técnicas se deben realizar a más tardar dos días antes de la transmisión del evento. Las pruebas tendrán que realizarse desde la misma sala y con el mismo equipo de videoconferencia que se utilizará para la actividad. A fin de prevenir problemas en la proyección del ppt se puede hacer llegar una copia de las dispositivas al técnico de REUNA para que, en caso de desperfectos, las proyecte desde REUNA.

• Si previo al evento no se realizaron pruebas, NO podrá transmitir la actividad mediante videoconferencia pública y/o streaming a través del sitio web de REUNA.

• En el caso de quienes participarán como público, es recomendable realizar pruebas de conectividad. Éstas se pueden efectuar de manera independiente siguiendo las siguientes instrucciones: http://videoconferencia.reuna.cl/wiki/index.php/Prueba_Autónoma

• Luego de realizadas las pruebas, se pide encarecidamente a los contactos técnicos de las salas no cambiar el equipo de videoconferencia o cualquier otro dispositivo que lo acompañe para evitar errores de última hora.

Durante la transmisión

Durante de la transmisión

• Ser puntual, lo que implica llegar al menos 15 minutos antes de la hora programada para el inicio de la transmisión, a fin de verificar la conexión de la sala. El técnico de la sala puede verificar la conectividad; no es necesario que lo haga el relator.

• Trate de ajustarse al tiempo estipulado para su presentación y considerar un espacio para preguntas o al menos saludar a la audiencia que está participando mediante videoconferencia. La videoconferencia es sinónimo de interacción y retroalimentación entre el relator y su público.

• Los equipos de videoconferencia cuentan con un micrófono integrando, sin embargo en el caso de salones amplios se recomienda incorporar micrófonos inalámbricos o móviles si se aspira a que la audiencia realice preguntas.

• Informe a su audiencia conectada por videoconferencia que debe mantener los micrófonos apagados durante la sesión para que no se acoplen a su audio. Los micrófonos deben activarse sólo cuando les corresponda intervenir.

Recomendaciones para acondicionar salas de videoconferencia:
http://vnoc.unam.mx/es/recomendaciones/18-recomendaciones-para-salashttp://www.advance-nt.com/home/interior.asp?cve_sub=32

Claves para un presentación exitosa

1.- Antes de elaborar las diapositivas o slides defina su diseño:
• Tamaño de las letras
• Tipo de letras. Se sugiere usar tipografías lisas y sin efectos, cómo Arial
• Ubicación de los contenidos
• Otros elementos de diseño, como las fotografías

2.- Si no tiene mucho manejo del Power Point se recomienda utilizar las plantillas que incluye el programa, ya que diseñar una página en blanco genera mayor trabajo y riesgo.

3.- En cuanto al uso del color:
• Recuerde que no todas las personas ven con la misma calidad de definición y más aún si el ppt se transmitirá por Internet.
• Revise la legibilidad del texto.
• El fondo blanco con letras negras es más conveniente que el fondo negro u oscuro con letras claras.
• La luz de la sala y el proyector también influyen en la legibilidad de un ppt.
• Evite combinaciones de colores como Rojo/Verde; Café/Verde; Azul/Negro; Azul/Púrpura

4.- Respecto al contenido:
• Los textos deben ser concisos
• Debe entregar pocas ideas por página